La comunicazione scritta - Come si dice in inglese

Specificità della comunicazione scritta

Gli scambi tra aziende si svolgono in buona parte attraverso comunicazioni scritte: quando è opportuno che resti traccia del messaggio, quando si tratta di questioni complesse o delicate, quando si stabiliscono prezzi o scadenze che faranno testo e avranno valore legale nel seguito della trattativa, quando si trasmettono numeri che possono essere fraintesi per telefono o dimenticati. Spesso un testo scritto conferma o riassume il contenuto di una conversazione telefonica, perché le parole "passano" e possono essere fraintese, mentre ciò che è scritto rimane ed evita malintesi, polemiche e discussioni.

L'INGLESE/AMERICANO DELLA CORRISPONDENZA COMMERCIALE

Stile e leggibilità
Lo scopo di un testo scritto è quello di essere letto, quindi è indispensabile che sia il più possibile chiaro, precìso, conciso e cortese. Anche nei contatti con l'estero, scrivendo in inglese, è funzionale all'efficacia del messaggio esporre il proprio pensiero in modo sintetico e immediatamente comprensibile. Ma chiarezza e concisione non significano mancanza di gentilezza, e la buona educazione non impedirà di dare alle nostre parole il tono fermo e risoluto necessario in alcune circostanze.
 E' inoltre opportuno ricordare che la corrispondenza commerciale trasmette a distanza l'immagine dell'azienda e che, per questo, anche l'aspetto formale non deve essere trascurato: è dunque essenziale sapersi esprimere correttamente, senza errori di grammatica o di ortografia, in un linguaggio appropriato e attuale, ma anche curare la presentazione grafica - in particolare nelle lettere vere e proprie - evitando cancellature/correzioni e utilizzando con intelligenza la punteggiatura.

Il linguaggio di oggi

A parte qualche differenza di vocabolario e, molto più raramente, di struttura tra l'inglese britannico e quello americano (differenze che nel presente volume sono segnalate), il linguaggio della corrispondenza commerciale in inglese - British o American - è sempre comunque contraddistinto da semplicità e immediatezza: periodi brevi, frasi essenziali e dirette, stile conciso e non molto distante dalla lingua parlata. Negli ultimi anni la diffusione di mezzi di comunicazione veloci e immediati, come fax, Internet e e-mail, ha favorito un'ulteriore semplificazione della lingua commerciale.

 Strumenti e modalità 
Messaggi scritti possono essere inviati attraverso canali diversi: la lettera commerciale vera e propria, scritta su carta intestata della ditta, strutturata in modo piuttosto rigido, e con una presentazione particolarmente accurata; in caso di contestazioni ha valore legale e rappresenta una prova giuridica irrefutabile.